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Mitarbeiter in der Apotheke richtig einsetzen

Werden Mitarbeiter richtig eingesetzt, lassen sich dadurch Kosten sparen und eine höhere Rendite erzielen. Eine Analyse der Kundenfrequenz, der Arbeitsleistung und der Arbeits- und Fehlzeiten hilft dabei.

Der Stellenwert der der Einsatzplanung der Mitarbeiter wird auch für Apotheken in Zeiten knapper Ressourcen und steigender Personalkosten immer größer. Längere Öffnungszeiten sowie Änderungen im Arbeitszeitgesetz machen die effiziente Planung des Personaleinsatzes jedoch immer schwieriger. Folgende Schritte sollten bei hierbei berücksichtigt werden:

Frequenzanalyse

Den ersten Schritt zur Planung des Mitarbeitereinsatzes bildet die Frequenzanalyse auf Basis der vorhandenen Daten des Warenwirtschaftssystems. Die Frequenzanalyse kann sowohl auf Monats-, Wochen-  als auch Tagesbasis erfolgen. Für die Einsatzplanung der Mitarbeiter empfiehlt sich die Frequenzanalyse auf Wochenbasis. Als relevante Kennzahl der Frequenzanalyse bietet sich für die Mitarbeitereinsatzplanung die Anzahl der Kundenbesuche in der Apotheke an. Auf Basis dieser Analyse wird ein Wochenbudget erstellt.

Analyse der Arbeitsleistung

In einem weiteren Schritt ist festzulegen, welche Arbeitsleistung das pharmazeutische und nicht-pharmazeutische Personal erbringen kann. Dabei geht es einerseits um das Dienstausmaß des Personals (Verteilung Vollzeit/Teilzeit) und andererseits um die Festlegung, welches Personal für die erwarteten Kundenbesuche notwendig ist.

Die Anzahl der Kunden, die pro Stunde bedient werden kann (Stundenleistung), hängt von mehreren Faktoren ab, etwa der Größe der Apotheke, dem Sortiment, der Jahreszeit, dem Beratungsaufwand. Der diesbezügliche durchschnittliche Benchmark liegt je nach Apotheke bei zehn bis 15 bedienten Kunden pro Stunde. Im Idealfall erfolgt im Zuge der Analyse der Arbeitsleistung im Nachhinein eine Abweichungsanalyse zwischen der festgelegten Einsatzplanung und dem tatsächlich notwendig gewesenen Mitarbeitereinsatz.

Berechnung von Arbeits- und Fehlzeiten

Wesentlich für die Planung sind die vorhandenen Arbeitskapazitäten und die jeweilige Qualifikation der Mitarbeiter. Die Jahresarbeitszeit einer Vollzeitarbeitskraft liegt unter Berücksichtigung von Urlauben, Feiertagen und Krankenständen bei ca. 1.700 Stunden.

Die Planung des Mitarbeitereinsatzes erfolgt in der Regel auf Wochenbasis, wobei für Krankheit und kurzfristige Änderungen ein Puffer von rund 15 Prozent berücksichtigt werden sollte bzw. andernfalls vom Eigentümer selbst abzudecken ist. Festzulegen ist auch, wer wen vertreten kann oder wer kurzfristig Mehrstunden erbringen kann.

Arbeitszeitsysteme können die effiziente Planung unterstützen, die Mitarbeitereinsatzplanung bleibt jedoch grundsätzlich Führungsaufgabe.

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