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Analyse des Wareneinsatzes

Um das Betriebsergebnis zu verbessern, kann beim Wareneinsatz an einigen Schrauben gedreht werden. (Pharmaceutical Tribune 15–16/19)

Der Wareneinsatz ist in Apotheken die mit Abstand größte Kostenposition. In Zeiten sinkender Deckungsbeiträge ist die laufende Analyse des Wareneinsatzes daher ein wichtiges Tool, um das Ergebnis zu optimieren. Ein Vergleich zwischen Apotheken ist aufgrund der immer unterschiedlicheren Strukturen (z.B. Heim- oder Firmenbelieferung, Gemeinschaftseinkäufe etc.) zunehmend schwierig, weshalb insbesondere ein betriebsinterner Vergleich im Zeitablauf wesentliche Informationen geben kann.

Einflussfaktoren

Die wesentlichen Einflussfaktoren für die Höhe des Wareneinsatzes sind:

  • Das Verhältnis zwischen Privat- und Krankenkassenumsatz: Je höher der Anteil der Krankenkassenumsätze, desto höher ist auch der anteilige Wareneinsatz.
  • Struktur innerhalb des Privat- und Krankenkassenumsatzes: Ein entscheidender Faktor ist auch die Verteilung des Krankenkassenumsatzes auf die einzelnen Margengruppen sowie beim Privatumsatz die Aufteilung auf die einzelnen Artikelgruppen mit oft sehr unterschiedlichen Rohaufschlägen.
  • Ausmaß der Hochpreisumsätze: Der Anteil der Hochpreisumsätze innerhalb des Krankenkassenumsatzes hat naturgemäß wesentlichen Einfluss auf die Höhe des Wareneinsatzes. Da die Hochpreisumsätze in den meisten Apotheken deutlich zunehmen, wird auch der Wareneinsatz immer höher.
  • Preisbildung im Privatumsatzbereich: Wie erfolgt die Zusammensetzung im OTC-Bereich (Beachtung der Deckungsbeiträge) und wie weit wird das Preisband im OTC-Bereich ausgenutzt?
  • Konditionen des Großhandels: Da immer noch rund 70–80 Prozent des Gesamteinkaufes beim Großhandel getätigt werden (auch abhängig vom Anteil, der nicht über den Großhandel gelieferten Hochpreisartikel), spielen neben den reinen Konditionen auch der Umgang mit Retouren, Anzahl der täglichen Belieferungen und die Lieferfähigkeit eine wirtschaftliche Rolle.
  • Ausmaß des Direkteinkaufs: Ein steigender Anteil des Direkteinkaufs hat grundsätzlich auch eine Verbesserung des Deckungsbeitrages und eine Verringerung des Wareneinsatzes zur Folge. Zu beachten ist allerdings, ob der höhere Deckungsbeitrag auch die mit dem Direkteinkauf verbundenen höheren Personalkosten abdeckt.

Optimierungspotenzial

Was die Höhe des Wareneinsatzes betrifft, kann an einigen Schrauben gedreht werden:

  • Sind die „Spannenkiller“ (z.B. Produkte mit einer Spanne unter 25 Prozent) bekannt?
  • Ist der hinterlegte Lagerbestand pro Produkt (noch) sinnvoll?
  • Wird die Liste der „Penner“ (Produkte, die sich nur 1–2 Mal pro Jahr drehen) regelmäßig überprüft?
  • Sind die Konditionen (Bar- oder Naturalrabatt, Zahlungsziel, Skonto etc.) für die wesentlichen Lieferanten bekannt?
  • Ermittlung des zeitlichen Aufwandes für den Prozess des Wareneinkaufs (Verhandlungen, Angebotssuche, Ermittlung des Bestellbedarfs, Empfang, Einlagerung, Rechnungsprüfung).

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